Verwerkingsverantwoordelijke
Voor haar eigen verwerkingsactiviteiten (commerciële relatie, accountbeheer, facturering, beveiliging, misbruikpreventie, wettelijke verplichtingen) is de verwerkingsverantwoordelijke:
- Bedrijf
- OPERIANCE
- Adres
- 125 boulevard Diderot, 75012 Parijs, Frankrijk
- Contact
- jeremie@operiance.com
Wanneer OPERIANCE gegevens verwerkt namens een klantorganisatie als onderdeel van haar bedrijfsprocessen, is die organisatie de verwerkingsverantwoordelijke en treedt OPERIANCE op als verwerker, binnen het kader dat is vastgelegd in de toepasselijke verwerkersovereenkomst (DPA).
Sollicitaties op vacatures gepubliceerd via OPERIANCE: wanneer een persoon solliciteert op een vacature die op een OPERIANCE-pagina is gepubliceerd, is de organisatie die de vacature publiceert de verwerkingsverantwoordelijke voor de sollicitatie. OPERIANCE treedt op als technisch verwerker voor deze wervingsverwerking.
Misbruikpreventie op het sollicitatieformulier: voor dit doel, strikt beperkt tot de beveiliging en misbruikpreventie van het OPERIANCE-platform, treedt OPERIANCE op als verwerkingsverantwoordelijke voor eigen rekening. Deze verwerking staat los van de wervingsverwerking.
Sollicitaties op vacatures
Traject: een organisatie publiceert een vacature op een OPERIANCE-pagina (Openbare vacature); een persoon solliciteert hierop (Sollicitatie); een geautoriseerde gebruiker van de organisatie kan vervolgens handmatig analyseren in hoeverre de sollicitatie bij de opdracht past (Positionering).
Ontvangers: geautoriseerde recruiters en gebruikers van de organisatie die de vacature publiceert; OPERIANCE, als verwerker; de technische dienstverleners die al zijn vermeld in de sectie “Ontvangers en dienstverleners”.
De sollicitatie wordt uitsluitend verwerkt voor de betreffende vacature. Het voedt geen kandidatenpool, creëert geen permanent profiel en wordt niet hergebruikt voor andere opdrachten.
Wanneer een Positionering wordt gemaakt op basis van een sollicitatie, is deze beperkt tot de evaluatie van die sollicitatie voor de opdracht waarop de persoon heeft gesolliciteerd.
Misbruikpreventie op het sollicitatieformulier: om misbruik van inzendingen te beperken, kan er bij het verzenden van het formulier een tijdelijke technische vingerafdruk worden berekend. Er wordt geen onbewerkt IP-adres opgeslagen in het sollicitatiebestand of bewaard door dit anti-misbruikmechanisme. Een tijdelijke technische vingerafdruk kan worden gebruikt om misbruik te beperken; deze wordt apart van het kandidatendossier gehouden en binnen 24 uur automatisch verwijderd.
Gegevens die kunnen worden verwerkt
Afhankelijk van hoe de website en de dienst worden gebruikt, kunnen de volgende categorieën gegevens worden verwerkt:
- Identiteits- en professionele contactgegevens
- Account- en organisatiegegevens
- Contact- of demo-aanvragen
- Contractuele en facturatiegegevens
- Kandidaat- en profielgegevens wanneer de dienst voor dat doel wordt gebruikt
- CV's en professionele documenten
- Informatie met betrekking tot opdrachten en vereisten
- Kwalificatie-antwoorden en positioneringsinformatie
- Gegenereerde documenten en deliverables
- Technische en verbindingsgegevens
- Noodzakelijke beveiligings- en gebruikslogboeken
Voor een sollicitatie op een vacature die via OPERIANCE is gepubliceerd, zijn de verzamelde gegevens: voornaam, achternaam, e-mailadres, CV of vaardighedendossier, bericht (optioneel), sollicitatiestatus, en technische gegevens die strikt noodzakelijk zijn voor de werking en misbruikpreventie volgens de hierboven beschreven regels.
Doeleinden
- Het leveren en beheren van OPERIANCE
- Het beheren van accounts en organisaties
- Het uitvoeren van contracten en het beantwoorden van verzoeken
- Het beheren van sollicitaties op vacatures gepubliceerd via OPERIANCE, namens de organisatie die de vacature publiceert
- Het bieden van ondersteuning en het uitreiken van facturen
- Het beveiligen van het platform en het voorkomen van misbruik
- Het voldoen aan toepasselijke wettelijke verplichtingen
- Het verbeteren van de technische werking van de dienst volgens de toepasselijke rollen
Wettelijke grondslagen
- Uitvoering van een overeenkomst of precontractuele maatregelen
- Gerechtvaardigd belang (veiligheid, preventie van misbruik, beheer van commerciële relaties, technische verbetering)
- Wettelijke verplichting
- Toestemming, uitsluitend waar dit daadwerkelijk vereist is
Koppeling tussen doeleinden en wettelijke grondslagen:
- Sollicitatie op een aanbod: precontractuele maatregelen genomen op verzoek van de betrokkene (artikel 6(1)(b) AVG), namens de organisatie die het aanbod publiceert, als verwerkingsverantwoordelijke.
- Preventie van misbruik van het sollicitatieformulier: het gerechtvaardigde belang van OPERIANCE om de veiligheid van de dienst te waarborgen en misbruik te voorkomen (artikel 6(1)(f) AVG).
Ontvangers en dienstverleners
- Bevoegd personeel van OPERIANCE
- Bevoegde gebruikers van de klantorganisatie
- Dienstverleners die nodig zijn voor de werking van de dienst
- Wettelijk bevoegde autoriteiten waar de wet dit vereist
Dienstverleners worden per categorie ingeschakeld: cloudhosting en -infrastructuur, aanbieders van kunstmatige-intelligentiemodellen, e-mailbezorging en technische diensten die nodig zijn voor de werking van de dienst.
Aanvullende informatie over dienstverleners kan worden gedeeld in het kader van een contractuele overeenkomst of een due-diligenceonderzoek.
Internationale doorgiften
De primaire infrastructuur bevindt zich in de Europese Unie. Sommige dienstverleners kunnen desondanks verwerkingen buiten de Europese Economische Ruimte met zich meebrengen.
Wanneer dergelijke doorgiften plaatsvinden, worden waar nodig de toepasselijke wettelijke mechanismen (in het bijzonder standaardcontractbepalingen of een adequaatheidsbesluit) toegepast.
Bewaartermijnen
Bewaartermijnen zijn afhankelijk van de aard van de gegevens, de contractuele context, wettelijke verplichtingen en de toepasselijke interne regels.
- Niet-geconverteerde prospects: bewaring tot drie jaar na het laatste relevante commerciële contact, met inachtneming van de toepasselijke regelgeving.
- Actieve klanten: bewaring zolang als nodig is voor de contractuele relatie, daarna volgens de toepasselijke termijnen en mechanismen voor het einde van de relatie.
- Factuurgegevens en boekhoudkundige verplichtingen: bewaring gedurende de wettelijk verplichte termijnen.
- Sollicitaties: bewaard voor de duur van het wervingsproces, daarna tot drie maanden na de beslissing over de sollicitatie of de afsluiting van de desbetreffende opdracht. Het aanmaken van een Positionering verlengt deze periode niet.
- Gegevens afgeleid van een Positionering (extracties, analyses, gegenereerde deliverables): verwijderd samen met de sollicitatie waaruit ze afkomstig zijn.
- Technische anti-misbruikvingerafdruk: automatisch verwijderd binnen 24 uur.
Kunstmatige intelligentie
Bepaalde verwerkingsactiviteiten maken gebruik van geautomatiseerde systemen en kunstmatige-intelligentiemodellen om beschikbare informatie te analyseren, te structureren, te matchen, samen te vatten, te markeren ter bevestiging en te verrijken.
Het doel is het bedrijfsproces te ondersteunen en niet om kunstmatig ervaring of vaardigheden te creëren. Er wordt geen absolute juistheid of volledigheid gegarandeerd en belangrijke elementen moeten worden geverifieerd.
Positioning: wanneer een geautoriseerde gebruiker van de organisatie handmatig een Positioning aanmaakt vanuit een sollicitatie, kan AI-ondersteunde verwerking worden gebruikt om informatie uit het CV te extraheren, de dekking van de opdrachtvereisten te beoordelen, een diagnose te stellen, kwalificaties voor te bereiden en deliverables te genereren.
Deze verwerking ondersteunt de gebruiker en neemt geen beslissingen. Er wordt geen besluit genomen dat uitsluitend op geautomatiseerde verwerking is gebaseerd, in de zin van artikel 22 AVG: er wordt niet automatisch een afwijzing, aanwerving of presentatie aan een klant geactiveerd.
Verrijk de informatie. Verzin deze nooit.
Beveiliging
Er worden redelijke technische en organisatorische maatregelen geïmplementeerd: toegangscontrole, sterke authenticatie voor administratieve toegang, versleuteling tijdens overdracht, logging en monitoring.
Aangezien geen enkele maatregel absolute veiligheid kan garanderen, vormen deze maatregelen een inspanningsverplichting en evolueren ze met de stand van de techniek.
Rechten van de betrokkene
Indien van toepassing hebben betrokkenen de volgende rechten:
- Inzage
- Rectificatie
- Wissing
- Beperking
- Bezwaar, wanneer de verwerking is gebaseerd op een gerechtvaardigd belang
- Overdraagbaarheid, wanneer de verwerking is gebaseerd op een contract of toestemming en wordt uitgevoerd met geautomatiseerde middelen
- Intrekking van toestemming wanneer de verwerking is gebaseerd op toestemming
- Het indienen van een klacht bij de CNIL (Franse autoriteit voor gegevensbescherming)
Deze rechten kunnen worden uitgeoefend via jeremie@operiance.com. Indien nodig kan een redelijke verificatie van de identiteit worden gevraagd.
Wanneer gegevens worden verwerkt namens een klantorganisatie, kan het verzoek worden doorgestuurd naar die organisatie als verwerkingsverantwoordelijke.
Voor een sollicitatie op een aanbieding dient de betrokkene eerst contact op te nemen met de organisatie die de aanbieding publiceert, als verwerkingsverantwoordelijke. Indien het verzoek naar OPERIANCE wordt gestuurd, wordt het doorgestuurd naar die organisatie. Voor het mechanisme ter voorkoming van misbruik kunnen verzoeken rechtstreeks naar OPERIANCE worden gestuurd via jeremie@operiance.com.